Een korte handleiding voor het verzenden van elektronische persberichten. (english - francais) NO ATTACHMENTS De beste manier om internetjournalisten en online verslaggevers op de kast te jagen, is door ze een e-mail te sturen met alleen een attachment. "Hierbij een persbericht", luidt het mailtje. En dan zit er een attachment bij met als bestandsnaam 'persber'. Met wat voor programma het is gemaakt, is volslagen onduidelijk. Soms is het een Word-bestand, dan weer WordPerfect of zelfs PowerPoint. Soms staat er zelfs 'persber.fax'. De brave journalist mag het allemaal zelf uitzoeken. En dat doet hij of zij natuurlijk niet. De beste manier om een attachment te behandelen is immers hem direct ongeopend naar de trash-can te slepen. Daarom een onthulling: je kunt met e-mail ook gewoon tekst versturen. Voeg niets toe, zelfs geen plaatjes, want als het goed is kan de journalist die zelf op je site vinden. Stuur alleen attachments indien een journalist daar zelf om vraagt. En wees gerust, dat zal nooit gebeuren. ONCE IS ENOUGH Zorg ervoor dat het persbericht één keer wordt verstuurd, zoals het hoort. En als het fout gaat en je persbericht belandt in tienvoud in de mailbox van een journalist, stuur dan vooral geen extra "oeps, er ging iets fout, sorry"-mailtje. BCC IS BETER Sommige mensen hebben de gewoonte om met hun e-mail hun complete adressenbestand mee te sturen. Dat is opvallend want bij papieren persberichten krijg je vrijwel nooit een uitdraai van alle perscontacten meegestuurd. Bovendien is het vervelend, want anderen kopiëren zo'n lijst weer om vervolgens hun eigen mailings de deur uit te doen. Het ergste is echter dat het zo dom staat en verraadt dat de afzender die in het persbericht zichzelf roemt wegens vermeende online prestaties niet eens in staat is fatsoenlijk e-mail te versturen. Wanneer je je persbericht naar tientallen journalisten tegelijkertijd wilt verzenden, stuur dan een mailtje naar jezelf en maak gebruik van de bcc-optie (blind carbon copy) van je mailprogramma. KEEP IT SIMPLE STUPID Houd de tekst in het persbericht kort, vermeld de URL en een contactpersoon (e-mail adres en telefoonnummer), geef niet af op anderen en geef een heldere toelichting op het nieuwsfeit. PLAIN TEXT Verstuur je persbericht als 'plain text' (ASCII). Sommige journalisten lezen e-mail via een GSM-telefoon. Al de tijd die je steekt in het fancy maken van de mail, kun je beter gebruiken om het persbericht inhoudelijk te verbeteren. NO REPLY Verwacht geen reply van een journalist. Een persbericht is een zakelijk bericht, geen conversatie. En verwacht al helemaal geen vermelding. Vaak wordt het bericht louter ter kennisgeving aangenomen en wordt er later in ander verband alsnog naar verwezen. ARCHIEF Houd een archief bij van verzonden persberichten op je website. Zorg ervoor dat in het archief gezocht kan worden op trefwoorden. En vermeld in elk persbericht de URL van het archief.

© 1998 Francisco van Jole & Erwin van der Zande